Przetwarzanie danych osobowych następuje w zależności od sposobu nawiązania kontaktu. Rozróżnia się tu pomiędzy nawiązaniem kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego, listu lub telefonicznie (infolinia).

3.1 Nawiązanie kontaktu z BMWSB za pośrednictwem poczty elektronicznej

W przypadku nawiązania kontaktu z BMWSB za pośrednictwem poczty elektronicznej Państwa e-mail kierowany jest najpierw do właściwej jednostki organizacyjnej BMWSB. W jednostkach organizacyjnych przekazane przez Państwa dane (np. nazwisko, imię, adres), co najmniej jednak adres e-mail oraz zawarte w mailu informacje (łącznie z ewentualnie przekazanymi danymi osobowymi) zapisywane są w celu nawiązania kontaktu i załatwienia Państwa sprawy, zgodnie z obowiązującymi okresami przechowywania pism zawartymi w wytycznych registratury, które uzupełnia Wspólny Regulamin Pracy Ministerstw Federalnych (GGO).

Wskazujemy na to, że przetwarzanie danych odbywa się na podstawie artykułu 6 ustęp 1 litera e RODO w związku z § 3 BDSG. Przetwarzanie przekazanych przez Państwa danych osobowych jest konieczne w celu załatwienia Państwa sprawy.

3.2 Adresy e-mail niepowiązane z BMWSB

Na stronie internetowej udostępniane są także adresy e-mail osób trzecich związane ze specjalistycznymi tematami. Jeżeli adresy te nie pochodzą z domeny …@bmi.bund.de, to przetwarzanie danych osobowych nie leży w odpowiedzialności BMWSB. W przypadku pytań odnośnie przetwarzania Państwa danych osobowych przez osoby trzecie proszę zwracać się do tych osób.

3.3 Nawiązanie kontaktu z BMWSB za pośrednictwem listu

Jeżeli piszecie Państwo do BMWSB list, to przekazane przez Państwa dane (np. nazwisko, imię, adres) i zawarte w liście informacje (ewentualnie przekazane przez Państwa dane osobowe) zapisywane są w celu nawiązania kontaktu i załatwienia Państwa sprawy, zgodnie z obowiązującymi okresami przechowywania pism zawartymi w wytycznych registratury, które uzupełnia Wspólny Regulamin Pracy Ministerstw Federalnych (GGO).

Wskazujemy na to, że przetwarzanie danych odbywa się na podstawie artykułu 6 ustęp 1 litera e RODO w związku z § 3 BDSG. Przetwarzanie przekazanych przez Państwa danych osobowych jest konieczne w celu załatwienia Państwa sprawy.

3.4 Telefoniczne nawiązanie kontaktu

Jeżeli nawiązujecie Państwo telefonicznie kontakt z pracownikiem BMWSB, to jeżeli jest to konieczne, Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu załatwienia Państwa sprawy.

Na stronie internetowej udostępniane są także numery telefonów osób trzecich związane ze specjalistycznymi tematami. Jeżeli nawiązujecie Państwo z nimi kontakt telefonicznie, to przetwarzanie danych osobowych nie leży w odpowiedzialności BMWSB. W przypadku pytań odnośnie przetwarzania Państwa danych osobowych przez osoby trzecie proszę zwracać się do tych osób.

Zapisane na Państwa temat dane osobowe są usuwane, jeżeli wykluczone jest, że będą jeszcze potrzebne do celów dowodowych lub rewizyjnych. Z reguły dotyczy to danych, które w przeciągu roku nie były już potrzebne. Poza tym obowiązuje w BMWSB okres przechowywania dokumentów wynikający z wytycznych registratury (10 lat), po upływie którego należy rozpatrzyć przekazanie do archiwum pośredniego lub usunięcie.

Mają Państwo wobec BMWSB następujące prawa odnośnie danych osobowych, które Państwa dotyczą:

• Prawo dostępu zgodnie z art. 15 RODO.
  Prawo dostępu daje osobie, której dane dotyczą, szeroki wgląd w przetwarzane dane osobowe jej dotyczące oraz w kilka innych ważnych kryteriów, jak przykładowo cele przetwarzania lub czas trwania przechowywania. Obowiązują uregulowane w § 34 BDSG wyjątki od tego prawa.
• Prawo do sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO.
  Prawo do sprostowania obejmuje możliwość zlecenia przez osobę, której dane dotyczą, sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
• Prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO.
  Prawo do usunięcia danych osobowych obejmuje możliwość zlecenia przez osobę, której dane dotyczą, usunięcia jej danych osobowych przez administratora. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy dotyczące jej dane osobowe nie są już konieczne, są przetwarzane wbrew prawu lub też odwołana została dotycząca tego zgoda. Obowiązują uregulowane w § 35 BDSG wyjątki od tego prawa.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO.
  Prawo do ograniczania przetwarzania obejmuje możliwość zapobieżenia przez osobę, której dane dotyczą, tymczasowo dalszemu przetwarzaniu jej danych osobowych. Ograniczenie występuje przede wszystkim w fazie weryfikacji innego zarządzania prawami przez osobę, której dane dotyczą.
• Prawo do sprzeciwu wobec zbierania, przetwarzania i / lub korzystania zgodnie z art. 21 RODO.
  Prawo do sprzeciwu obejmuje możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych. Obowiązują uregulowane w § 36 BDSG wyjątki od tego prawa.
• Prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO.
  Prawo do przenoszenia danych obejmuje możliwość daną osobie, której dane dotyczą, otrzymania od administratora jej danych osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, aby zlecić ewentualnie ich przekazanie do innego administratora. Zgodnie z art. 20 ustęp 3 zdanie 2 RODO prawo to nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie danych służy do realizacji zadań publicznych.
• Prawo do odwołania zgody, art. 13 i 14 RODO.
  Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, to osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili ją odwołać w zakresie danego celu. Zgodność z prawem przetwarzania na podstawie udzielonej zgody pozostaje nienaruszona do chwili wpływu odwołania.